Nel corso degli anni, abbiamo accumulato diverse esperienze nell’organizzazione e nel coordinamento, lato marketing e comunicazione, di alcuni importanti festival di danza, musica, teatro. Tra questi: il Festival Puccini di Torre del Lago, il Napoli Teatro Festival, Novara Jazz, Oriente Occidente o, per fare un esempio più recente, la seconda edizione di Hystrio Festival, andato in scena lo scorso settembre al Teatro Elfo Puccini di Milano.
Da qualche mese stiamo lavorando alla realizzazione di un altro festival teatrale che si inserisce all’interno di un più ampio progetto di riposizionamento strategico di marketing dell’Associazione Scimmie Nude. Oltre alla storica omonima compagnia teatrale, l’associazione ha un’offerta formativa che comprende il percorso professionalizzante dei giovani attori della scuola, chiamato “Atelier”, e corsi di teatro di diversi livelli, rivolta a giovani e adulti.
Nato dalla volontà delle Scimmie Nude di celebrare i 20 anni di attività, il Festival delle Scimmie ripercorre sul palcoscenico la storia della compagnia attraverso i suoi spettacoli tra vecchie e nuove produzioni. Dal 19 al 29 ottobre quindi andrà in scena il Festival: otto giornate di spettacoli, divise su due fine settimana, dal giovedì alla domenica al Teatro Edi Barrio’s di Milano.
Perché parlarvi di questo? Perché così possiamo provare a rispondere alla domanda: da dove si inizia a coordinare il marketing e la comunicazione di un festival?
Si tratta di un lavoro molto complesso che difficilmente può essere sintetizzato in un paio di pagine e che, oltretutto, è diverso di caso in caso. Ciononostante, abbiamo comunque provato a raccogliere in questo articolo i nostri “appunti di viaggio”, le nostre esperienze a riguardo.
Ripercorriamone, quindi, le tappe principali.
ANALISI PRELIMINARI
Alla base di tutto, prima ancora dello sviluppo dal punto di vista artistico, bisogna chiedersi a cosa vuole rispondere il nostro festival. È fondamentale, infatti, non solo a livello di marketing per costruire un “prodotto” di qualità e di successo, ma si rivelerà in seguito cruciale anche per la comunicazione dell’evento.
Per un festival è fondamentale l’analisi del contesto su due livelli, endogeno ed esogeno. Partendo dal primo, uno degli elementi cruciali e preliminari è la scelta della location che ospiterà la manifestazione. Ecco alcune domande che è utile farsi:
È uno spazio fisso o sono più luoghi? È all’aperto o al chiuso? Quale si adatta meglio ad ospitare il nostro palinsesto in termini di spazio, costi, raggiungibilità? Che disponibilità ci offre dal punto di vista delle tempistiche?
È evidente che dalla location individuata dipende il numero dei posti disponibili, un elemento su cui occorre ragionare con attenzione per evitare di non riempire a sufficienza l’evento.
A livello esogeno, invece, tocca guardarsi intorno nel contesto di riferimento e chiedersi: ci sono altre manifestazioni simili o diverse che potrebbero togliere interesse/visibilità al nostro evento? Se sì, quali e soprattutto quando e dove avranno luogo? Possono per qualche ragione da capire entrare in contrasto con il nostro festival?
Se le risposte a queste domande saranno soddisfacenti, si potrà quindi procedere alla nota forse più dolente: la scheda costi. È, infatti, indispensabile preventivare tutte le spese connesse al festival, per definire un’entità economica totale con cui misurarsi. È qui che bisognerà individuare il cosiddetto “break-even point”, il punto di pareggio che ci aiuterà a capire quanti ricavi occorreranno per non andare in perdita.
SVILUPPO
Una volta smarcate le questioni di fattibilità dal punto di vista logistico ed economico, si passa alla fase decisionale e di sviluppo.
Dal punto di vista organizzativo, dobbiamo innanzitutto creare uno schema di lavoro che, in vista dell’evento, stabilisca ruoli, tempistiche, responsabilità.
Successivamente: procedere con la costruzione della proposta artistica e infine cercare i fornitori per le diverse esigenze a cui rispondere.
Infine lavorare sul pricing: è infatti il momento di fissare i prezzi del nostro festival e declinarlo in opportune scelte di marketing.
Poi bisogna lavorare sulla comunicazione. Ma come?
Innanzitutto sviluppando un concept di comunicazione. Questo comprende il naming, che è molto importante. Da esso, verrà poi sviluppata l’immagine coordinata e tutto questo si tradurrà poi in scelte che influenzeranno tutta la comunicazione e la promozione.
IMPLEMENTAZIONE
Questa è la fase in cui tutto quello che abbiamo sviluppato finora, soprattutto dal punto di vista della comunicazione, deve tradursi in azioni concrete. È qui, infatti, che si passa al piano più operativo che, tra le altre cose, richiede la produzione/raccolta di materiali.
La comunicazione qui gioca da protagonista, poiché è chiaro che è il momento che il nostro festival raggiunga l’attenzione, l’interesse e possibilmente il desiderio del pubblico di parteciparvi.
Attivare i canali di comunicazione online (sito, social, digital adv, digital pr, ecc) e offline (spot televisivi o radiofonici, affissioni, brochure, locandine), realizzare contenuti (video, immagini o altro), costruire un piano editoriale.
Attivare un ufficio stampa e organizzare, anche una conferenza, invitando giornalisti e/o stakeholder del settore che possano dare voce al nostro festival fuori.
REALIZZAZIONE e POST FESTIVAL
In prossimità dell’evento, è il momento della logistica, dell’allestimento e di tutto l’insieme dei preparativi del Festival.
Una volta che esso avrà finalmente preso il via, non è il momento di mettersi a sedere e rilassarsi, anche se è tra le cose che si tende a pensare, erroneamente, il più delle volte. Il fatto che l’evento sia avviato, non comporta smettere di dargli risonanza.
Sarà molto importante creare un racconto attraverso testimonianze day-by-day da comunicare all’esterno. Non dimentichiamoci, infatti, che questo processo servirà a trasformare i non partecipanti di oggi nei partecipanti di domani.
Oltre a questo, è il momento di sfoderare le nostre migliori doti di public relations: se abbiamo lavorato bene, probabilmente troveremo tra il pubblico persone con cui stringere relazioni.
Questi sono i momenti più potenzialmente interessanti che non dobbiamo lasciarci sfuggire. Riuscire nell’impresa significa iniziare a seminare e raccogliere, per poi mettersi in prospettiva futura di crescita.
E poi, magari, goderci un po’ lo spettacolo. O almeno provarci.
